Digitalización Documental.

¿Merece entonces la pena transformar un documento en papel a soporte electrónico, accesible desde un ordenador o dispositivo móvil, a través un escáner? Nosotros, creemos que definitivamente sí, te explicamos el por que decimos esto:

Facilita el acceso a los documentos.
Agiliza la búsqueda y consulta de la información.
Preserva la memoria física del documento.
Garantiza su conservación.
Puede mejorar imágenes de documentos deteriorados.
A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo.
Versatilidad. Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico.
Podemos compartir instantáneamente originales en papel utilizando servicios online como redes sociales, cuentas de correo o en la nube.
Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original.
Adaptabilidad. La información digitalizada puede ser modificada y se puede convertir a varios formatos.
Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea por varios usuarios a la vez.
Agiliza el trabajo cotidiano incrementando la productividad de los empleados.
Facilita la difusión online de los documentos de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar confirmación de su recepción.
Permite estructurar la información para una mejor toma de decisiones.
Ayuda a depurar documentos.
Aporta una mayor seguridad al gestionar el acceso a la información, mediante la posibilidad de usar una clave personal o sistemas de gestión de perfiles. Así, solo pueden ver los documentos las personas que están autorizadas.
Reducción del espacio físico que ocupa el almacenamiento de los archivos en papel.
Eficiencia. Elimina la necesidad de desplazarse del puesto de trabajo y perder tiempo localizando un documento determinado, pues permite acceder a él desde el equipo y mediante un buscador incluso.
Sirven de copia de seguridad de los documentos, evitando el desgaste de los originales.
Ecología. Contribuye al medio ambiente pues ayuda a disminuir la contaminación ambiental generada por el papel.
Existe un respaldos ante posible perdida de documentos originales por alguna perdida de fuerza mayor.

No hay duda entonces de que los beneficios asociados a la digitalización documental, son importantes.